راهنمای جامع پیاده‌سازی IFS ERP | سال 2026

پیاده‌سازی IFS ERP در ایران | سیر تکاملی پیاده سازی ERP از تجربه جهانی

 

چرا  پیاده‌سازی IFS متفاوت است؟

هر پروژه پیاده‌سازی IFS (IFS Cloud یا IFS Applications) یک مسیر منحصر‌به‌فرد را طی می‌کند. از شرکت‌های کوچک تا‌سازمان‌های بزرگ چندملی‌تابعی با چندین سایت و کشور مختلف، روش‌شناسی پیاده‌سازی IFS با سازگاری و انعطاف‌پذیری طراحی شده است.

تفاوت اساسی این روش‌شناسی در آن است که تجربه جهانی کنسلتان‌های IFS در تمام مناطق جغرافیایی بکار گرفته می‌شود. نتیجه این هم‌افزایی بین دستورالعمل‌های مرکزی و انطباق‌پذیری محلی، نرخ موفقیت بسیار بالا است که شامل تحویل به‌موقع، کنترل هزینه و انتقال آن‌چنان‌که برنامه‌ریزی شده است می‌باشد.

  پنج مرحله اصلی پیاده سازی IFS ERP | سال ۲۰۲۶

روش پیاده سازی IFS ERP بر پنج مرحله اساسی استوار است:

۱. مرحله Initiate Project (شروع پروژه) - ایجاد مقدمات پروژه
۲. مرحله Confirm Prototype (تأیید نمونه‌اولیه) - طراحی اولیه و تأیید راهکارها
۳. مرحله Establish Solution (تثبیت راه‌حل) -  تست و تثبیت راهکارها
۴. مرحله Implement Solution (اجرای راه‌حل) - پیکربندی و توسعه راهکارها
۵. مرحله Go Live (ورود به بهره‌برداری) - انتقال و بهره‌برداری عملیاتی

 

 

هر مرحله دارای اهداف مشخص، نقاط عطف تعریف‌شده و محصولات نهایی قابل‌تحویل است. این ساختار تیم پروژه را متمرکز نگه می‌دارد و اطمینان می‌دهد که در زمان مناسب بر روی کارهای درست تمرکز می‌کند.

 

اهمیت تیم پروژه ERP

یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت هر پروژه IFS، انتخاب و تخصیص افراد مناسب است. تیم پروژه باید شامل:

• مشاوران فنی IFS با تجربه عملی

• کارشناسان موضوع (SME) از بخش‌های مختلف سازمان

• مدیر پروژه با تجربه ERP

• متخصصین مدیریت تغییر سازمانی

• نمایندگان منابع انسانی داخلی برای توانمندسازی

کیفیت منابع فنی و انسانی نه‌تنها بر روی زمان و بودجه تأثیر می‌گذارد بلکه بر کیفیت اجرای پروژه و پذیرش سازمانی نیز مؤثر است.

 

مراحل پنج‌گانه اجرای IFS ERP

• مدیریت پروژه و هدایت بنیانی است که در تمام مراحل ادامه می‌یابد. این شامل:

• تعریف ساختار گاه‌‌نامه و نظارت - روشن‌سازی مسئولیت‌ها و تصمیم‌گیری سریع

• طرح‌ریزی ارتباطات - اطمینان‌دهی هم‌افزایی میان ذی‌نفعان

• ردیابی مسائل و سنجش ریسک - شناسایی و کاهش مانع‌های احتمالی

• خدمات پشتیبانی فنی - اطمینان‌دهی بهره‌منری سیستم‌های کاربردی

 

نتیجه‌گیری و دیدگاه آینده

پیاده‌سازی ERP نه‌تنها دستورالعمل فنی بلکه ابزاری برای رهبری تغییر سازمانی است. با درک عمیق از هر مرحله و پیش‌نیازهای آن، مشاوران پیاده‌سازی می‌توانند:

• ریسک‌های معروف را شناسایی و کاهش دهند

• تیم‌های پروژه را بر روی اهداف واقع‌بینانه متمرکز نگه دارند

• فرهنگ سازمانی را برای تغییر آماده کنند

• بهره‌برداری عملیاتی پایدار را تضمین نمایند

 

 

مرحله اول| Initiate Project - ایجاد مقدمات پروژه

مرحله Initiate Project آغاز‌کننده هر پروژه ERP است و معمولاً پس از انتخاب IFS به‌عنوان راه‌حل انتخابی و اتمام فرآیند فروش انجام می‌شود. با این حال، تیم پیاده‌سازی ایده‌آل‌تر است که در جریان فرآیند فروش درگیر شود تا انتقال موسیقی‌گونه و پیش‌فرض‌های اولیه واضح‌تر باشند.

 

اهداف اصلی ERP مرحله Initiate

در این مرحله، سه هدف اصلی تعریف می‌شود:

 

۱. تعریف دقیق محدوده و سازگاری نظارت
تیم پروژه باید دقیقاً تعریف کند که چه چیزی در محدوده است و چه چیزی خارج از آن. این کار به‌کمک ابزار "Scope Tool" انجام می‌شود که سند راه‌حل اولیه را مستند می‌کند.

• ماژول‌های مورد نظر را مشخص می‌کند

• قابلیت‌های مستثنی شده را فهرست‌بندی می کند

• اموری که در آینده باید به آنها رسیدگی شود را تشخیص می‌دهد

 

۲. تشکیل ساختار حاکمیتی و تیم اجرایی
تیم پروژه باید افراد مناسب را شامل کند:

• مدیر پروژه IFS - مسئول دستیابی به هدف‌ها و تحویل

• رهبران فنی IFS - برای پیکربندی و توسعه

• نمایندگان واحدهای سازمان - نمایندگان هر بخش کاربردی (مالی، تأمین، تولید، دارایی)

• متخصصین داخلی - مسلط با فرآیندهای واحدهای سازمان

• نماینده مدیریت تغییر - برای آماده‌سازی سازمانی

 

۳. انجام تحلیل‌های فنی و کسب‌وکاری اولیه
این تحلیل‌ها شامل:

• بررسی زیرساخت فنی موجود - آمادگی سرورها، پایگاه‌های داده و شبکه

• ترسیم فرآیندهای تجاری فعلی - فهم عمیق از فرایندهای موجود

• شناسایی سیستمهای نیازمند انتقال - سیستم‌های قدیمی که نیاز به انتقال داده دارند

• تجزیه‌وتحلیل شکاف - تفاوت بین قابلیت‌های IFS و نیاز‌های سازمان

 

اقلام قابل تحویل ERP مرحله Initiate

پایان این مرحله باید تحویل دهید:

• طرح جزئی پروژه - زمان، تکالیف، بودجه و منابع

• سند محدوده - واضح‌کننده شامل و مستثنی‌شده

• سند معماری فنی اولیه - طرح زیرساخت و محیط IFS

• سند ترسیم شده فرآیندها - فرآیندهای تجاری فعلی و آینده | AS IS - TO BE

• برنامه‌زمان‌بندی پیاده‌سازی - مراحل، نقاط عطف و تاریخ‌های کلیدی

 

چالش‌های معمول در مرحله Initiate

۱. تعریف ناقص محدوده
اگر محدوده کاملاً تعریف نشده باشد، پروژه درخطر "scope creep" است - اضافه شدن شروط غیرمنتظره در طول پروژه.

راه حل: محدوده هر موضوع را برای تأیید ارائه دهید. صورتجلسات و مستندات شفاف از بروز اختلاف نظرات آتی جلوگیری می‌کند.

 

۲. منابع ناکافی یا نامناسب
بسیاری از سازمان‌ها تعداد ناکافی منابع را اختصاص می‌دهند یا کسانی که فرآیندهای فعلی را خوب نمی‌شناسند.

راه حل: تیم باید شامل متخصصان واقعی عملیات بخش‌ها باشد که می‌توانند سریع تصمیم‌گیری کنند و کار را پشتیبانی نمایند.

 

۳. انتظارات ناسازگار مدیران
رهبران سازمان اغلب مدت زمان پیاده‌سازی را دست کم می‌گیرند یا فرض می‌کنند که IFS "بدون تغییر فرآیند" می‌تواند پیاده شود.

راه حل: واقع‌بینانه ارتباط برقرار کنید. تغییر فرآیند و انطباق سازمانی اجتناب‌ناپذیر و ضروری است. IFS افزایش کارآیی ارائه می‌دهد اما نه بدون تغییر.

 

مرحله دوم| Confirm Prototype - طراحی و تأیید راه‌حل

مرحله Confirm Prototype دومین مرحله پیاده سازی IFS است از تجزیه‌و‌تحلیل تا توافق که در آن نمونه‌ای از حل‌گرای حداقل‌شامل (Minimum Viable Solution) ایجاد می‌شود. این مرحله اطمینان‌دهی است که راه‌حل:

• تمام نیاز‌های اساسی را برآورده می‌کند

• با فرآیندهای تجاری هدف تطبیق پیدا می‌کند

• داده‌های کلیدی را صحیح‌تر انتقال می‌دهد

• برای توسعه‌های بعدی آماده است

 

فعالیت‌های کلیدی مرحله Confirm Prototype ۱. ساخت و تأیید نمونه‌اولیه راهکار ERP

در این مرحله، تیم پروژه پیکربندی‌های ابتدایی را در سیستم IFS ایجاد می‌کند تا:

• ساختار سازمانی را تعریف کند (شرکت‌ها، تقسیمات، مراکز مسئولیت)

• داده‌های استاندارد (مقیاس‌ها، انواع، دسته‌بندی‌ها) را تنظیم کند

• جریان‌های کاری اولیه را پیکربندی کند

• پیوند‌های سیستم را آزمایش کند

نکته مهم: این نمونه‌اولیه نسخه ساده‌شده‌ای است - توسعه‌های سفارشی و مجموعه‌های اختیاری هنوز در آن نیست.

 

۲. تدوین و تأیید "Book of Rules"

"Book of Rules" (دفتر قوانین) سند مرجع برای تمام تصمیم‌های طراحی است که:

• هر فرآیند سازمان را توضیح می‌دهد

• نحوه انجام کارها در IFS را تعریف می‌کند

• استثناء‌ها و موارد خاص را مستند می‌کند

• برای تیم‌های بعدی مرجع باقی می‌ماند

توافق روی Book of Rules بسیار حیاتی است زیرا یکی از بزرگ‌ترین منابع تأخیر در پروژه‌های ERP، عدم اتفاق‌نظر بر روی طراحی‌های فرآیند است.

 

۳. طراحی و تأیید تقسیم ماژول‌ها

تیم باید دقیق مشخص کند:

• کدام ماژول‌های IFS فعال می‌شوند (مالی، تأمین، تولید، دارایی، خدمات پروژه)

• چه قابلیت‌های خاصی در هر ماژول استفاده می‌شود

• کدام توسعه‌های سفارشی ضروری است

 

۴. تعریف داده‌های انتقال‌یافته و "Data Scope"

داده برای انتقال:

• تراز افتتاحی مالی و موجودی

• فهرست مشتریان و تأمین‌کنندگان فعال

• برنامه‌های تولیدی و قراردادها

• اطلاعات دارایی‌های ثابت

مستثنی‌شده‌ها:

• داده‌های تاریخی بیش از سال معین

• رکورد‌های غیرفعال

• اطلاعات نرم افزارهای مستقل

 

۵. تعریف معماری و استراتژی انتقال داده

• نقشه‌برداری فیلدها - مطابقت بین سیستم قدیم و IFS ERP

• تبدیل‌ داده - تغییرات لازم (مثل تغییر فرمت تاریخ)

• اعتبارسنجی‌ داده - قوانین صحت‌بخشی برای داده ها

• استراتژی کاری - انتقال یکجا یا مرحله‌به‌مرحله

 

اقلام قابل تحویل مرحله Confirm Prototype

پایان این مرحله باید موارد ذیل را تحویل دهید:

• Book of Rules تأیید‌شده - سند کامل تصمیم‌های طراحی

• راه‌حل نمونه‌اولیه تأیید‌شده - سیستم ساده ی فرایندها

• سند معماری داده - نقشه‌برداری و تبدیل داده ها

• مشخصات عملکردی برای توسعه - دستورالعمل دقیق برای CRIM

• برنامه‌زمان‌بندی مفصل - اصلاح براساس واقعیت‌ها

 

نکات کلیدی مرحله Confirm Prototype  ۱. تأکید بر سرعت تصمیم‌گیری
Decision Velocity بیش از توافق مطلق اهمیت دارد. بهتر است که یک تصمیم خوب بگیریم و در صورت لزوم بعدتر تصحیح کنیم تا اینکه ماه‌ها بر سر یک تصمیم بحث کنیم.

 

۲. طبقه‌بندی CRIM (Configurations, Reports, Interfaces, Modifications)
تمام توسعه‌های مورد نیاز باید فهرست و اولویت‌بندی شوند. این کمک می‌کند تا:

• منابع به درستی تخصیص یابند

• تست‌ها بهتر برنامه‌ریزی شوند

• ریسک کاهش یابد

۳. آماده‌سازی برای تغییر
اولین اخطار تغییر سازمانی باید در این مرحله شروع شود. کارکنان باید تدریجاً با تغییرات جدید آشنا شوند.

 

مرحله سوم| Establish Solution - تثبیت و تأیید راه‌حل

مرحله Establish Solution سومین مرحله پیاده سازی IFS است که در آن سناریوهای تجاری کامل مستند و پیکربندی می‌شوند. این مرحله تصدیق می‌کند که راه‌حل:

• تمام فرآیندهای تجاری را پشتیبانی می‌کند

• داده‌های انتقال‌یافته صحیح کار می‌کند

• تست‌های قبول‌پذیری تا انجام می‌رسد

• تغییر سازمانی آماده است

فعالیت‌های کلیدی مرحله Establish Solution

۱. توسعه سناریوهای End-to-End

تیم پروژه باید تمام جریان‌های کاری اصلی را به صورت رسمی ثبت و مستندسازی کند:

هر سناریو باید شامل:

• گام‌های دقیق که کاربران انجام می‌دهند

• داده‌های ورودی و خروجی

• توافقات و تصمیم‌های دقیق

 

۲. ایجاد و تست "Configurations, Reports, Interfaces, Modifications (CRIM)"

Configurations (پیکربندی‌ها):

• تنظیمات ماژول‌های IFS

• تعریف فرآیندهای کاری

• قوانین تصریح‌پذیری و محاسبه‌های خودکار

Reports (گزارشات):

• گزارشات مالی (ترازنامه، درآمد)

• گزارشات عملیاتی (موجودی، فروش، تولید)

• گزارشات KPI

Interfaces (رابط‌ها):

• اتصال با سیستم‌های قدیمی

• انتقال داده‌های واقعی‌زمانی

• تبادل داده‌های خارجی

Modifications (تغییرات سفارشی):

• برنامه‌های سفارشی (اگر لازم باشد)

• گسترش‌های فرآیند

• ابزارهای تخصصی

 

۳. آماده‌سازی برای "Solution Acceptance Test (SAT)"

SAT آخرین تست قبل از Go Live است:

• تیم کسب‌وکار تمام فرآیندها را تست می‌کند در حضور مشاوران IFS

• مسائل و باگ‌ها شناسایی و رفع می‌شود

• رسمی‌ترین تأیید که سیستم آماده برای بهره‌برداری است

 

۴. برنامه‌ریزی "Training and Change Management"

در این مرحله:

• برنامه‌های آموزشی طراحی می‌شود

• مواد آموزشی تدوین می‌شود

• Super Users ها به کارکنان واحدها معرفی می‌شوند

• پلان تغییر سازمانی تثبیت می‌شود

 

۵. تنظیم "Cutover Strategy"

• تاریخ و زمان دقیق بهره برداری از سیستم جدید

• نقشه راه انتقال داده‌ها

• نقشه تیم‌های پشتیبانی

• برنامه بازگشت (Rollback Plan)

 

محصولات نهایی مرحله Establish Solution

پایان این مرحله باید موارد ذیل را تحویل دهید:

• سناریوهای End-to-End مستند - جریان‌های کاری کامل

• CRIM Objects توسعه‌یافته و تست‌شده - پیکربندی‌ها، گزارشات، رابط‌ها

• داده‌های انتقال‌یافته - تمام رکورد‌های اصلی

• سند تصمیمات آموزشی - پلان کامل آموزش

• برنامه ریزی "Cutover" - استراتژی دقیق انتقال

• پلان تغییر سازمانی - جدول زمان‌بندی تغییرات

 

چالش‌های معمول و راه‌حل

۱. تأخیر در تأیید CRIM
بسیاری از پروژه‌ها بیش از یک سال مشغول توسعه CRIM می‌شوند و این ریسک سنگینی برای پروژه است.

راه حل: توسعه‌ها را به دو دسته اجباری و اختیاری تقسیم کنید. برای Go Live تنها توسعه‌های اجباری انجام شود.

 

۲. انتقال داده های ناصحیح
اگر داده‌های قدیمی پاک‌سازی و اعتبارسنجی نشود، مسائل پس از Go Live شروع می‌شود.

راه حل: زودتر تست‌های داده های انتقال‌یافته را شروع کنید. حتی اگر داده‌های کامل آماده نیستند، از نمونه‌ای برای تست استفاده کنید.

۳. آموزش ناکافی یا دیر
بسیاری سازمان‌ها تا هفته‌های پایانی پروژه آموزش را به تأخیر می‌اندازند.

راه حل: آموزش را در طول کل پروژه انجام دهید. حتی در مراحل اولیه، Super Users باید شامل شوند.

 

 

مرحله چهارم| Implement Solution - اجرای عملی راهکارها

مرحله Implement Solution چهارمین مرحله پیاده سازی  IFS ERP است. اگرچه نام آن "Implement" است، هنوز "Go Live" نشده‌ایم - این مرحله صرفاً تکمیل توسعه، تست‌های عمیق و آماده‌سازی عملیاتی است.

در این مرحله:

• سیستم کاملاً پیکربندی می‌شود براساس نیاز‌های فنی و عملکردی

• CRIM Objects نهایی‌سازی می‌شوند (توسعه‌های سفارشی)

• محیط‌های انتقال‌یافته کاملاً تست می‌شود

• تیم پشتیبانی و کاربران نهایی آموزش می‌بینند

 

فعالیت‌های کلیدی مرحله Implement ۱. نهایی‌سازی "Application Solution"

Application Solution یعنی تمام پیکربندی‌های IFS که سیستم را از نقطه‌ نظر عملکردی کامل می‌کند:

• ماژول‌های مالی - حساب‌ها، مراکز حساب، دفاتر

• ماژول تأمین - فروشندگان، سفارش‌ها، دریافت‌ها

• ماژول تولید - محصولات، مراکز تولید، برنامه‌ریزی

• ماژول دارایی - ثبت دارایی، استهلاک، نگهداری

• ماژول خدمات پروژه - پروژه‌ها، منابع، بودجه

 

۲. ایجاد و تست "Permission Sets و Security"

• تعریف نقش‌ها - مشتری، تأمین‌کننده، مالی، عملیات

• تخصیص دسترسی‌ها - کدام کاربر می‌تواند کدام داده را ببیند/ویرایش کند

• تست سطح دسترسی - اطمینان‌دهی از محدودیتهای دسترسی هر نقش یا کاربر

 

۳. تکمیل Data Migration

• تمام داده‌های اصلی در محیط‌های تست پایدار می‌شود

• رکورد‌های ترازنامه تأیید می‌شود

• لیست مشتریان و تأمین‌کنندگان دقیق می‌شود

• موجودی اولیه محاسبه و ثبت می‌شود

 

۴. توسعه و تست "Reports و Dashboards"

• گزارشات مالی - ترازنامه، درآمد، نقدشناسی

• گزارشات عملیاتی - فروش، موجودی، تولید

• Dashboard‌ها - خلاصه‌های بصری KPI

• Export‌های خودکار - صحافی‌های خودکار توجه‌شده توسط کاربران

 

۵. انجام "Application Solution Testing (AST)"

AST یکی از سه تست رسمی کلیدی است:

• تیم‌های فنی و عملکردی تمامی فرآیندها از اول فرایند تا انتهای فرایند را تست می‌کند

• مسائل و باگ‌ها ردیابی و رفع می‌شود

• رسمی‌ترین تأیید که "Application" حاضر است

 

۶. آموزش "User Acceptance Testing (UAT)"

UAT دومین تست بزرگ است اما از نقطه‌ی نظر کاربران:

• هر کاربر با نقش خاص محیط IFS را تست می‌کند

• صرفاً داده‌های خود را می‌بینند (بر اساس Permission Sets)

• کارهای روزانه خود را انجام می‌دهند در محیط تستی

• از سناریوهای واقعی استفاده می‌کند

 

۷. توسعه "Training Materials و Plan"

• فیلم‌های آموزشی - نشان‌دهندگی فرآیندهای کلیدی

• دستورالعمل‌های تصویری - پیش‌فرض برای هر کاربر

• جلسات آموزشی - کلاس‌های محیا بر اساس نقش

• Super User Training - آموزش عمیق برای تیم پشتیبانی داخلی

 

اقلام قابل تحویل مرحله Implement

پایان این مرحله اقلام ذیل باید تحویل داده شود:

• Application Solution نهایی‌شده - تمام پیکربندی‌ها کامل

• CRIM Objects نهایی‌شده - توسعه‌های سفارشی کامل و تست‌شده

• نتایج AST و UAT - مسائل حل‌شده، تأیید رسمی

• Permission Sets نهایی‌شده - دسترسی‌های دقیق برای هر نقش

• مواد آموزشی کامل - فیلم‌ها، دستورالعمل، جلسات

• "Operational Readiness Test" نتایج - تأیید آماده‌بودن عملیاتی

 

نکات کلیدی برای مشاوران پیاده‌سازی ۱. تأکید کیفیت بر سرعت
خوشبختانه، در این مرحله سرعت کمتر از کیفیت اهمیت دارد. بهتر است در Go Live به تأخیر بیفتیم اما سیستم استوار باشد تا اینکه جلدی Go Live شود و مسائل شروع شود. ۲. "Testing Iterations" تکرار تستها
معمولاً AST و UAT دو یا سه بار تکرار می‌شود. این طبیعی و مورد انتظار است. هر تکرار کیفیت و اطمینان را افزایش می‌دهد. ۳. فشار برای تغییر متخصصان
بسیاری کاربران تغییرات را می‌ترسند. آموزش و شنیدن نگرانی‌های آنها بسیار حیاتی است.

 

مرحله پنجم| Go Live - انتقال و بهره‌برداری عملیاتی

مرحله Go Live پنجمین و آخرین مرحله پیاده سازی IFS است. این نقطه‌، حساس ترین بخش پروژه است زیرا:

• سازمان از سیستم‌های قدیم به IFS منتقل می‌شود

• تمام کاربران به سیستم جدید مهاجرت می‌کنند

• عملیات تجاری ممکن است برای چند ساعت قطع شود

• داده‌های گذشته با جزئیات کامل احتمالا بازیابی نشود

 

فعالیت‌های کلیدی مرحله Go Live در ERP ۱.  آماده‌سازی زیرساخت محلی

قبل از Go Live:

• سرورهای محلی (اگر IFS on-premise باشد) کاملاً تست می‌شود

• Connection‌های شبکه بررسی می‌شود

• Backup‌های خودکار تنظیم می‌شود

• سیستم‌های پشتیبان (پایگاه‌های داده، سیستم‌های فایل) آماده می‌شود

نکته: اگر IFS Cloud استفاده می‌کنید، بیشتر مسئولیت‌های زیرساختی بر عهده IFS است؛ اما در این صورت هم اتصال‌های محلی و سیاست‌های شبکه باید بررسی شود.

 

۲. تست قطع و راه‌اندازی ERP

• تیم‌های فنی و عملیاتی تمام مراحل را به صورت آزمایشی انجام می‌دهند

• انتقال داده‌ها از سیستم قدیم به IFS (به صورت آزمایشی)

• Rollback فرآیند تمرین می‌شود (برگشت به سیستم قدیم اگر مشکلی رخ داد)

• زمان‌بندی واقعی محاسبه می‌شود

• مسائل شناسایی و حل می‌شود

 

۳. "Train Super Users و تمام کاربران"

پیش از Go Live:

• Super Users (تیم پشتیبانی داخلی) آموزش عمیق می‌بینند

• تمام کاربران انتهایی جلسات آموزش شرکت می‌کند

• سند‌های کمکی توزیع می‌شود

• خط تلفن پشتیبانی برای روزهای اولیه آماده می‌شود

•  

۴. "Test Local Cut Over"

تست انتقال محلی:

• یک نمونه تکمیلی از فرآیند Go Live انجام می‌شود

• Test Cutover و Migration (انتقال داده‌ها)

• Operational Readiness Test - تأیید نهایی

• تمام سناریوهای اضطراری تست می‌شود

 

۵. آموزش و مدیریت تغییر

• ارتباطات نهایی به تمام کاربران

• سوالات متداول و راهنماهای سریع توزیع می‌شود

• Escalation Routes تعریف می‌شود (کدام دپارتمان برای مسائل خاص)

• Hypercare Team آماده است (تیم ۲۴/۷ فوری)

 

۶. "Go Live Decision و Cutover" تصمیم نهایی

رهبری پروژه و تعهد مشتری تصمیم می‌گیرند: "آیا می‌توانیم Go Live کنیم؟"

اگر:

• ✓ تمام تست‌های اساسی پاس شده‌اند

• ✓ مسائل حیاتی حل شده‌اند

• ✓ تیم‌ها آماده‌اند

• ✓ آموزش انجام شده است

سپس: انتقال داده‌ها و فعال‌سازی رسمی IFS انجام می‌شود.

 

۷. "Go Live Execution و Hypercare" اجرای نهایی

هفته اول

• تمام مسائل گزارش می‌شود به تیم پشتیبانی

• مسائل حیاتی با اولویت حل می‌شود

• نقص‌های کوچک ثبت می‌شود برای حل در آینده

• تیم IFS در دسترس است ۲۴/۷ برای مسائل بحرانی

 

محصولات نهایی مرحله Go Live

پایان این مرحله باید تحویل دهید:

• سیستم IFS فعال و کار‌کننده - بهره‌برداری عملیاتی شروع شد

• انتقال تمام داده‌های مورد نیاز - تاریخ‌های حساب‌کتاب موجود

• تمام کاربران آموزش‌دیده - قادر به انجام کارهای روزانه

• تیم‌های پشتیبانی آماده - مسائل را حل می‌کند

• Documentation نهایی - دستورالعمل‌های مرجع

 

نکات بحرانی برای Go Live

۱. "The Day Before" Preparation
روز قبل از Go Live:

• تمام سیستم‌ها بررسی نهایی می‌شود

• Backup‌های تازه ایجاد می‌شود

• تیم فنی استراحت کافی داشته باشد (سرحال بودن الزامی است!)

 

۲. "No Changes ۴۸ Hours Before"
پیش از ۴۸ ساعت Go Live:

• هیچ تغییری برای سیستم مجاز نیست

• هیچ CRIM Object جدید اضافه نمی‌شود

• تمام تغییرات برای بعد از Go Live به تأخیر می‌افتد

 

۳. "Problem Prioritization"
در لحظات بحرانی Go Live:

• مسائل حیاتی = بسته‌ای که سازمان تحت تأثیر قرار می‌گیرد (حل فوری)

• مسائل بزرگ = قسمتی از فرآیند قطع است (۲۴ ساعت)

• مسائل کوچک = مسائل ظاهری یا کم‌تأثیر (یک هفته)

 

 

اقلام و نتایج نهایی پیاده‌سازی IFS

هر پروژه پیاده‌سازی IFS موفق اقلام قابل تحویل ملموس و قابل‌اندازه‌گیری تحویل می‌دهد. این محصولات نه‌تنها برای تکمیل پروژه بلکه برای نگهداری و بهبود پیوسته سیستم ضروری هستند.

۱. سیستم IFS عملیاتی

محصول اصلی: سیستم IFS کاملاً پیکربندی‌شده و در بهره‌برداری عملیاتی

این سیستم:

• ✓ تمام ماژول‌های مورد نیاز (مالی، تأمین، تولید، دارایی) فعال است

• ✓ تمام کاربران با نقش‌های صحیح تعریف شده‌اند

• ✓ تمام فرآیندهای تجاری در سیستم پیاده‌سازی‌شده‌اند

• ✓ داده‌های اصلی کامل (مشتریان، تأمین‌کنندگان، محصولات)

• ✓ تمام گزارشات مورد نیاز تهیه شده و در دسترس هستند

 

۲. مستندات دقیق و "Book of Rules"

Book of Rules اصلاح‌شده و نهایی:

• تمام تصمیم‌های طراحی مستند است

• تمام استثناء‌ها و موارد خاص توضیح داده‌شده است

• تمام فرآیندهای تجاری مرجع برای تیم‌های بعدی

اهمیت: کارمندان جدید و مشاوران بعدی می‌توانند بدون نیاز به تعداد بیشتری از جلسات به Book of Rules مراجعه کنند.

 

۳. مواد و برنامه‌های آموزشی

مواد آموزشی تکمیل‌شده:

• فیلم‌های آموزشی - فرآیندهای کلیدی

• دستورالعمل‌های مرحله‌به‌مرحله - هر کاربر نقش‌ای

• FAQ و راهنماهای سریع - پاسخ مسائل معمول

• "Super User Training" تمام شده - تیم پشتیبانی داخلی آموزش‌دیده

Benefit: آموزش جدید کاربران بسیار سریع‌تر و کم‌هزینه‌تر است.

۴. سند‌های تکنیکی و معماری

معماری فنی نهایی‌شده:

• معماری سیستم - چگونه IFS و سیستم‌های دیگر متصل هستند

• "Data Architecture" نهایی - ساختار و جریان داده‌ها

• "Integration Points" - کنش IFS با سیستم‌های خارجی

• "Security Architecture" - نحوه محافظت داده‌ها

۵. "Operational Runbooks" و "Standard Operating Procedures (SOPs)"

دستورالعمل‌های عملیاتی:

• روزانه چه باید انجام شود؟ - بسته‌بندی‌های روزانه، تطابق‌ها

• هفتگی چه باید انجام شود؟ - گزارش‌های جمع‌بندی، بررسی‌های هفتگی

• ماهانه چه باید انجام شود؟ - بسته‌بندی‌های مالی، بررسی KPI

• سالانه چه باید انجام شود؟ - حسابرسی، بازبینی استراتژی

۶. "Issue و Change Logs" و "Lessons Learned"

پایگاه دانش پروژه:

• تمام مسائل پیش‌آمده و راه‌حل‌های آنها - سوابق مسائل مسائل حل‌شده

• تمام تصمیم‌های پروژه - چرا این کار انتخاب شد

• درس‌های آموخته‌شده - چه خوب انجام شد و چه می‌تواند بهتر شود

• بهبورهای آینده توصیه‌شده - پروژه‌های بعدی

 

۷. تیم های پشتیبانی ERP و چارچوب مدیریت و نظارت

 

تیم‌های پشتیبانی تشکیل‌شده ERP

• Level ۱ Support - مسائل روزانه و پاسخ‌های سریع

• Level ۲ Support - مسائل فنی و پیکربندی

• Application Owner - مسئول نگهداری و بهبود سیستم

• Data Steward - مسئول کیفیت داده‌ها

 

چارچوب مدیریت، نظارت و تصمیم‌گیری ERP

• تصمیم‌گیری برای تغییرات - کدام تغییرات را انجام دهیم

• نقشه‌برداری تغییر - چگونه تغییرات را قید کنیم

• Escalation Routes - مسائل بزرگ به کی می‌رود

 

۸. KPIs و Performance Metrics

معیار‌های پیگیری‌:

• System Uptime - سیستم چند درصد وقت دسترسی‌پذیر است (target: ۹۹.۵%)

• User Adoption Rate - چند درصد کاربران IFS را به‌جای سیستم قدیم استفاده می‌کنند

• Data Quality - درصد رکورد‌های دقیق در سیستم

• Process Efficiency - چند درصد کاهش در زمان فرآیندها

• Cost Savings - چند درصد کاهش در هزینه‌های عملیاتی

 

نکات نهایی برای مشاوران پیاده‌سازی ERP ۱. Go Live پایان کار نیست

Go Live آغاز است، نه پایان. سال اول بهره‌برداری بسیار مهم است. سازمان باید:

• تغییرات سازمانی را ادامه دهد

• فرآیندها را ادامه بهبود بدهد

• داده‌ها را مستمر تصفیه کند

 

۲.  ذهنیت بهبود مستمر

سیستم IFS بهترین است وقتی سازمان مستمر تغییرات را انجام دهد - نه تغییرات بزرگ، بلکه بهبوری‌های کوچک مستمر.

 

۳. پذیرش کاربران همه چیز است

سیستم‌های IFS بسیار قدرتمند هستند اما فقط تا جایی که کاربران آنها را درست استفاده کنند. بیش از هر چیز، تمرکز بر آموزش و تغییر سازمانی حالی‌ترین است.